Naar hoofdcontent van deze pagina
De pagina voorlezen met gebruik van ReadSpeaker

Evenementenvergunning

U wilt een evenement organiseren. U heeft dan meestal een vergunning nodig. Sommige evenementen hoeft u alleen te melden.

Een evenement melden

Wilt u een evenement melden? Dan gelden er bepaalde voorschriften. Een melding moet u uiterlijk 10 werkdagen voor het evenement doen.

Het formulier geeft aan of u een vergunning moet aanvragen, of dat u een melding moet doen. Moet u een vergunning aanvragen, dan krijgt u gelijk het aanvraagformulier.

De gemeente besluit of uw melding in orde is. De gemeente kan ook besluiten dat u alsnog een vergunning moet aanvragen. Ook kan de gemeente besluiten het evenement niet toe te staan. U ontvangt per e-mail een ontvangstbevestiging van uw melding. Een melding doen kost niets.

Evenementenvergunning aanvragen

Zorg bij de aanvraag dat u zoveel mogelijk informatie over uw evenement compleet heeft. Heeft u op bepaalde vragen nog geen antwoord? Dan kunt u het formulier tussentijds opslaan op uw eigen computer. U kunt het formulier dan later weer opstarten.

Documenten zoals een situatietekening, ontheffing voor het schenken van zwak-alcoholische dranken, kampeerontheffing, loterijvergunning, veiligheidsplan, verkeers- en parkeerplan, etc. kunt u direct in dit formulier uploaden. U kunt deze ook later per mail toezenden. Stuur deze informatie dan na per mail aan gemeentehuis@houten.nl.

Herhalingsaanvraag in 2018 niet mogelijk

Veel organisatoren van evenementen maken al jarenlang gebruik van het herhalingsaanvraagformulier. De kans bestaat dat daardoor de informatie over het evenement inmiddels verouderd en/of onvolledig is. Ook is er lering getrokken uit een aantal incidenten, zoals bijvoorbeeld het monstertruckdrama in Haaksbergen. Om die reden is een nieuw aanvraagformulier ontworpen. Op basis van de informatie die u met dat formulier verstrekt kunnen wij onder meer de veiligheid van uw evenement beter beoordelen.

Vanaf 2019 kunt u dan weer gebruik maken van het herhalingsaanvraagformulier (als in 2018 vergunning is verleend voor uw evenement).

Het veiligheidsplan

Basisinformatie via het aanvraagformulier evenementenvergunning

Door het beantwoorden van een aantal vragen onder het kopje “Veiligheid” van het aanvraagformulier geeft u ons een indruk hoe u als organisator bent voorbereid op eventuele calamiteiten. Het kan zijn dat wij aanleiding zien om u te vragen een uitgebreider veiligheidsplan in te leveren.

Gebruik van het voorbeeld-veiligheidsplan

Belangrijk bij het opstellen van een veiligheidsplan is dat in het plan beschreven staat hoe het daadwerkelijk op uw evenement geregeld is. Uiteraard kunt u het voorbeeld-veiligheidsplan gebruiken voor uw eigen plan, maar zorg er voor dat de inhoud over uw evenement gaat. Haal onderdelen die niet van toepassing zijn uit het plan en wijzig de voorbeeldteksten- en schema’s zodat ze echte informatie over het evenement en uw organisatie geven.

Waarom is een veiligheidsplan belangrijk?

Ieder evenement, hoe klein ook, kan risico’s met zich meebrengen. Als organisator bent u verantwoordelijk voor de bezoekers en deelnemers die op uw evenement afkomen. Door het opstellen van een veiligheidsplan gaat u automatisch nadenken over de (on)veiligheid op uw evenement. Daarnaast geeft het plan informatie over het evenement en hoe de (calamiteiten)organisatie in elkaar steekt.

Dit is waardevolle informatie voor de hulpdiensten omdat zij deze plannen nodig hebben om een advies op te kunnen stellen. Ook heeft de gemeente deze informatie nodig om een vergunning te kunnen verlenen. Daarnaast kan het plan ook goed van pas komen voor uw eigen organisatie. In het plan staat namelijk precies wie welke taak heeft en hoe de mensen te bereiken zijn.

Verkeersregelaars

Verkeersregelaars regelen het verkeer en zorgen zo voor de veiligheid van weggebruikers. Voor sommige evenementen is het verplicht verkeersregelaars in te schakelen.

De evenementenverkeersregelaar

  • Is tenminste 16 jaar
  • Heeft via E-instructie* de theorie-instructie gedaan
  • Heeft als bewijs daarvan de  instructieverklaring

E-instructie

Hoe werkt E-instructie?

E-instructie is beschikbaar op internet via www.verkeersregelaarsexamen.nl.

  • De organisator meldt het evenement aan via de website www.verkeersregelaarsexamen.nl.
  • De organisator ontvangt een toegangscode voor de instructie via e-mail.
  • De organisator en de kandidaat-evenementenverkeersregelaars registreren zich vervolgens op de website, waarna de instructie direct kan worden gestart.
  • De organisator mailt de instructieverklaringen naar gemeentehuis@houten.nl.
  • De gemeente maakt naar aanleiding van de ontvangen instructieverklaringen een aanstellingsbesluit en stuurt dit naar de organisator.
  • De instructieverklaring blijft gelden tot 12 maanden na datum afgifte.

Postenplan

Bij het evenement krijgt iedere verkeersregelaar een bepaalde werkplek toegewezen, de zogenoemde “post”. De organisator van een evenement moet bij de aanvraag evenementenvergunning een postenplan inleveren. Daarop staat waar de verkeersregelaars worden ingezet (post) én wat hun taak is (instructie).

Kort voor de verkeersregelaar aan het werk gaat geeft de organisator van het evenement de verkeersregelaar een “post-taakinstructie”, rekening houdend met de door de gemeente gestelde eisen bij goedkeuring van het postenplan.

Verzekering

De organisator van het evenement is aansprakelijk voor de verkeersregelaars die tijdens het evenement werken. Met een evenementenverzekering waarin expliciet het regelen van verkeer door verkeersregelaars is opgenomen kunt u dit risico beperken.

Meer weten?

U kunt meer informatie vinden op de website www.verkeersregelaarsexamen.nl

Evenementenkalender

De gemeente maakt ieder jaar een evenementenkalender. U kunt uw evenement daar ook op plaatsen. U moet dan voor 1 december van het jaar voor het evenement de aanvraag voor een vergunning indienen bij de gemeente.

Plattegrond Het Rond

Vaak moet u bij uw vergunningaanvraag een situatietekening voegen. Organiseert u een evenement op Het Rond of bij De Slinger? Dan kunt u een lijntekening downloaden. Deze vindt u aan de rechterzijde van deze pagina. U kunt de tekening bij uw vergunningaanvraag gebruiken.

Dranghekken, kliko’s en schoonmaak

Het gebruik van dranghekken of kliko's moet u apart aanvragen. Of u hiervoor moet betalen ligt eraan of uw evenement commercieel is of niet. Maak uw keuze uit één van de twee aanvraagformulieren.

  1. Aanvraag dranghekken voor commercieel evenement 
  2. Aanvraag dranghekken voor niet-commercieel evenement 

De gemeente kan het terrein voor u schoonmaken na afloop. U betaalt dan de schoonmaakkosten.

Vul daarvoor het aanvraagformulier schoonmaken evenemententerrein in.

Kosten

Download het kostenoverzicht evenementenvergunning .

Wet natuurbescherming

De Wet natuurbescherming beschermt die plant- en diersoorten die vrij in het wild leven. In de Wet natuurbescherming is een zorgplicht opgenomen. Deze zorgplicht houdt in dat nadelige gevolgen voor flora en fauna zoveel mogelijk moeten worden voorkomen. De zorgplicht geldt voor iedereen en voor alle planten en dieren, beschermd of niet. Activiteiten die u onderneemt mogen niet schadelijk zijn voor de (beschermde) soorten.

Bij het voorbereiden van uw buitenevenement moet u daarom een onderzoek (laten) uitvoeren naar beschermde soorten. Zo kunt u tijdig maatregelen nemen om schadelijke effecten te voorkomen.

Voor meer informatie over de bescherming van plant- en diersoorten bij buitenevenementen kijkt u op www.mijn.rvo.nl , buitenevenementen.

Wilt u meer weten?

Neem dan contact op met het telefonisch informatie centrum: 030-6392611. Of mail naar gemeentehuis@houten.nl.

Print Icoon printen