Bestuurssecretaresse

Hou jij van plannen en organiseren? Zit dienstverlening in je bloed en kun je goed werken onder tijdsdruk? Zie jij het als een uitdaging om de burgemeester te ontzorgen en zijn dag soepel te laten verlopen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

• 32 uur per week
• Salaris max. € 3.612,- bruto per maand (schaal 7) bij een werkweek van 36 uur
• Reageren kan t/m zondag 8 oktober 2023 o.v.v. vacaturenummer: 2023-053-AO

Wat ga je doen  
Geen dag is hetzelfde in deze uitdagende baan. Ad hoc werken, structureren, snel schakelen en doorvragen naar de kern van de zaak zijn voor jou vanzelfsprekend. Flexibiliteit en inlevingsvermogen zijn hierbij onmisbaar. Jij zorgt ervoor dat de burgemeester en de wethouder blind op hun agenda kunnen vertrouwen en dat de stukken die ze nodig hebben op tijd (digitaal) klaarliggen. Je denkt vooruit, neemt initiatief en draait je hand niet om voor spoedklussen die tussendoor komen. In hectische tijden houdt jij het hoofd koel en ben je in staat te prioriteren en rustmomenten te creëren in de agenda’s. Je kijkt naar de actuele behoefte en past daarop de gemaakte planning aan. Je bent zorgvuldig, stressbestendig, integer en hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel.

Je hebt onder andere de volgende taken:

• Complex agendabeheer voor de burgemeester en de wethouder(s);
• Vergaderingen van collegeleden voorbereiden: je zet vergaderstukken digitaal klaar en checkt van tevoren of de benodigde informatie compleet is;
• Beheer agenda en actielijst beleidsoverleggen;
• Bijwonen beleidsoverleggen en uitvoeren daaruitvolgende acties;
• Anticiperen op vragen van collegeleden;
• Post, telefoon en e-mailbehandeling;
• Correspondentie;
• Beheer werkarchief;
• Ontvangst van gasten;
• Voorbereiden bezoeken;
• Verzorgen van werkzaamheden die vaak een vertrouwelijk of spoedeisend zijn.

Hoe ziet je werkdag eruit?
Je begint je werkdag met het doornemen van de agenda met de burgemeester onder het genot van een kopje koffie. Je weet precies wat je moet vragen om verder te kunnen met het plannen van de afspraken in zijn agenda. Daarna scan je de mailbox en beantwoordt de belangrijke mails eerst. Je belt met een aantal contactpersonen om overleggen in te plannen en reserveert een auto voor afspraken buiten de deur. Je zorgt dat er een relatiegeschenk en de ambtsketen klaarliggen voor het bezoek van de burgemeester aan het jubilerend echtpaar. Na de lunch verzamel je de agendapunten voor het beleidsoverleg en zet de bijbehorende stukken alvast in Ibabs. Tussendoor handel je wat telefoontjes af, haalt bezoek voor burgemeester op bij de receptie en verwerk je ingekomen mails. Aan het eind van de werkdag loop je de agenda van de wethouder voor de rest van de week door en checkt of alle stukken voor de overleggen klaarliggen.

• Je bent in staat om goed zelfstandig werkzaamheden uit te voeren. Daarnaast ben je een echte teamplayer;
• Je bent pro-actief ingesteld, beschikt over doorzettingsvermogen en kunt goed overzicht houden;
• Je bent nauwkeurig, flexibel, stressbestendig en kan goed planmatig werkzaamheden uitvoeren;
• Je bent professioneel en hebt een representatieve uitstraling;
• Je beschikt over een relevante secretariële opleiding op MBO/HAVO niveau;
• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie;
• Een klantgerichte en klantvriendelijke werkhouding is voor jou vanzelfsprekend;
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, Office en bij voorkeur ervaring met Ibabs;
• Je beschikt over digitale vaardigheden waardoor je je werk slim kunt organiseren;
• Tot slot staat integriteit en discretie hoog bij je in het vaandel.

Je bent vast nieuwsgierig wie jouw nieuwe collega’s worden in deze functie. Als bestuurssecretaresse maak je onderdeel uit van een team van drie bestuurssecretaresses en twee directiesecretaresses (cluster bestuursondersteuning). Jullie werken onderling nauw samen voor een soepel verloop en vervangen elkaar tijdens vakanties en ziekte. Samen zorgen jullie voor de planning en onderlinge bezetting zodat het bestuurssecretariaat 5 dagen per week bezet is. Het cluster valt onder het team Advies & Ondersteuning. Naast Bestuursondersteuning bestaat het team uit de vakgroepen Juridische Zaken, Communicatie, Veilig, Bestuursadviseurs, Kabinetszaken en Onderzoek & Statistiek.

• Een bruto maandsalaris van minimaal € 2.545,- en maximaal € 3.612,- (schaal 7) bij een dienstverband van 36 uur. Als je (nog) niet beschikt over de gewenste opleiding en ervaring, dan wordt je benoemd in de aanloopschaal.
• Zijn we na een jaar nog steeds een goede match? Dan wordt je jaarcontact omgezet in een vast dienstverband.
• Een Individueel keuzebudget (IKB) van 17,05% van je bruto salaris. Dit kun je bijvoorbeeld laten uitbetalen of extra vakantiedagen van kopen.
• Een werkplek centraal in Nederland, direct naast het station (8 minuten met de trein vanaf Utrecht Centraal).
• Laptop en telefoon.
• Opleidings- en ontwikkelmogelijkheden, o.a. via de Houten Academie.
• En verder: reiskostenvergoeding woon-werkverkeer, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof, bedrijfsfitness en een pensioenregeling.