Evenementenvergunning

Succesvol:

Evenementen zijn weer mogelijk!

Door de versoepelingen is er ook in Houten gelukkig weer meer mogelijk. Natuurlijk wel onder voorbehoud van de ontwikkeling van het coronavirus.

Wij merken dat aanvragen voor evenementen soms erg kort van tevoren binnenkomen. Wilt u een aanvraag doen voor een evenement? Dan moet u uiterlijk acht weken van tevoren een volledige aanvraag indienen. Als u uw aanvraag niet tijdig indient, kunnen wij niet met zekerheid zeggen dat uw aanvraag in behandeling kan worden genomen. Wij willen uw aanvraag goed kunnen beoordelen en dit kunnen afstemmen met de hulpverleningsdiensten in de regio. Dit vinden wij belangrijk, omdat de inzet van de hulpverleningsdiensten bij evenementen soms nodig is. Neem bij vragen over uw evenement eerst contact met ons op via apv@houten.nl. Let erop dat u bij het indienen van een aanvraag legeskosten verschuldigd bent.

Wij doen ons best u zo veel mogelijk van dienst te zijn bij het organiseren van uw evenement. Voor meer informatie over de geldende maatregelen verwijzen we u naar de website van de Rijksoverheid.

Evenement melden

U wilt een evenement organiseren. U heeft dan meestal een vergunning nodig, maar voor sommige evenementen is een melding voldoende. U vult hiervoor het Meldingsformulier in.

Wilt u weten of uw evenement vrijgesteld is van vergunningplicht? De voorwaarden zijn opgenomen in het aanwijzingsbesluit vergunningplicht vrijgestelde evenementen (pdf, 548 KB)

Wilt u een melding doen van een evenement? Het meldingsformulier moet u uiterlijk 10 werkdagen vóór het evenement indienen.

Ook aan vergunningsvrije evenementen zijn voorschriften verbonden. U dient hier ten alle tijden rekening mee te houden. Wij adviseren u daarom om goed de voorschriften (pdf, 27 KB)  door te lezen voor evenementen die vrijgesteld zijn van vergunningsplicht.

De gemeente kan besluiten dat een melding niet voldoende is en u alsnog een vergunning moet aanvragen. Ook kan de gemeente besluiten om het evenement niet toe te staan. U ontvangt per e-mail een ontvangstbevestiging van uw melding. Een melding doen kost niets.

Heeft u vragen over het doen van een melding of aanvragen van een evenementenvergunning? U kunt deze het beste per e-mail sturen naar apv@houten.nl.

Melding maken voor burgers Melding maken organisaties/bedrijven

Zorg bij de aanvraag dat u zoveel mogelijk informatie over uw evenement compleet heeft. Heeft u op bepaalde vragen nog geen antwoord? Dan kunt u het formulier tussentijds opslaan op uw eigen computer. U kunt het formulier dan later weer opstarten.

Evenementenvergunning aanvragen

Voor de aanvraag heeft u nodig (zover van toepassing):

  • Een situatietekening
  • Ontheffing voor het schenken van zwak-alcoholische dranken
  • kampeerontheffing loterijvergunning
  • veiligheidsplan
  • verkeers- en parkeerplan

U kunt deze documenten direct in dit formulier uploaden. 

Soort activiteit| Tarief in €
Grote activiteiten* 563,25
Grote niet-commerciële activiteiten* 186,80
Kleine activiteiten** 231,00
Kleine niet-commerciële activiteiten** 72,65
Voor een weigering of mutatie van een vergunning of intrekking van een aanvraag 30,65
Aanvraag kampeerterrein € 72,65
** Op deze tarieven wordt een korting van 25% verleend als de ontvankelijke aanvraag eerder dan 4 weken voor de activiteit is ingediend.

* Indien de principe-aanvraag, conform de daarvoor geldende voorwaarden, voor 1 december van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin het evenement gehouden wordt is ingediend en geaccepteerd wordt op deze tarieven een korting van 20% verleend.

Ontheffingen Aanvullende informatie Tarief in €  
Ontheffing voor het tijdelijk schenken van zwak-alcoholische dranken Dit tarief is voor het in behandeling nemen van een aanvraag als bedoeld in artikel 35 van de Drank- en Horecawet 121,30 **  
Loterijvergunning
Dit bedrag is voor het in behandeling nemen van een aanvraag tot het verkrijgen van een vergunning als bedoeld in artikel 3 van de Wet op de kansspelen. 70,25 **  
Ontheffing sluitingstijden Dit bedrag is voor het in behandeling nemen van een aanvraag voor een ontheffing van de sluitingstijden (artikel 2:29 lid 1 onder a, d en e APV) voor de ontheffing ** 70,25**  
  en per uur * of gedeelte daarvan (* berekend naar het totaal aantal uren gedurende
welke de inrichting na het algemeen sluitingsuur geopend mag blijven)
4,65  
  met een maximum van 107,85  
** op deze tarieven wordt een korting van 25% verleend als de ontvankelijke aanvraag eerder dan 4 weken voor de activiteit is ingediend.

Door het beantwoorden van een aantal vragen onder het kopje “Veiligheid” van het aanvraagformulier geeft u ons een indruk hoe u als organisator bent voorbereid op eventuele calamiteiten. Het kan zijn dat wij aanleiding zien om u te vragen een uitgebreider veiligheidsplan in te leveren.

Gebruik van het voorbeeld-veiligheidsplan

Belangrijk bij het opstellen van een veiligheidsplan is dat in het plan beschreven staat hoe het daadwerkelijk op uw evenement geregeld is. Uiteraard kunt u het voorbeeld-veiligheidsplan (pdf, 497 KB) gebruiken voor uw eigen plan, maar zorg er voor dat de inhoud over uw evenement gaat. Haal onderdelen die niet van toepassing zijn uit het plan en wijzig de voorbeeldteksten- en schema’s zodat ze echte informatie over het evenement en uw organisatie geven.

Waarom is een veiligheidsplan belangrijk?

Ieder evenement, hoe klein ook, kan risico’s met zich meebrengen. Als organisator bent u verantwoordelijk voor de bezoekers en deelnemers die op uw evenement afkomen. Door het opstellen van een veiligheidsplan gaat u automatisch nadenken over de (on)veiligheid op uw evenement. Daarnaast geeft het plan informatie over het evenement en hoe de (calamiteiten)organisatie in elkaar steekt.

Dit is waardevolle informatie voor de hulpdiensten omdat zij deze plannen nodig hebben om een advies op te kunnen stellen. Ook heeft de gemeente deze informatie nodig om een vergunning te kunnen verlenen. Daarnaast kan het plan ook goed van pas komen voor uw eigen organisatie. In het plan staat namelijk precies wie welke taak heeft en hoe de mensen te bereiken zijn.

Verkeersregelaars regelen het verkeer en zorgen zo voor de veiligheid van weggebruikers. Voor sommige evenementen is het verplicht verkeersregelaars in te schakelen.

De evenementenverkeersregelaar

  • Is tenminste 16 jaar
  • Heeft via E-instructie* de theorie-instructie gedaan
  • Heeft als bewijs daarvan de  instructieverklaring

E-instructie

E-instructie is beschikbaar op internet via www.verkeersregelaarsexamen.nl.

  • De organisator meldt het evenement aan via de website www.verkeersregelaarsexamen.nl.
  • De organisator ontvangt een toegangscode voor de instructie via e-mail.
  • De organisator en de kandidaat-evenementenverkeersregelaars registreren zich vervolgens op de website, waarna de instructie direct kan worden gestart.
  • De organisator mailt de instructieverklaringen naar gemeentehuis@houten.nl.
  • De gemeente maakt naar aanleiding van de ontvangen instructieverklaringen een aanstellingsbesluit en stuurt dit naar de organisator.
  • De instructieverklaring blijft gelden tot 12 maanden na datum afgifte.

Postenplan

Bij het evenement krijgt iedere verkeersregelaar een bepaalde werkplek toegewezen, de zogenoemde “post”. De organisator van een evenement moet bij de aanvraag evenementenvergunning een postenplan inleveren. Daarop staat waar de verkeersregelaars worden ingezet (post) én wat hun taak is (instructie).

Kort voor de verkeersregelaar aan het werk gaat geeft de organisator van het evenement de verkeersregelaar een “post-taakinstructie”, rekening houdend met de door de gemeente gestelde eisen bij goedkeuring van het postenplan.

Verzekering

De organisator van het evenement is aansprakelijk voor de verkeersregelaars die tijdens het evenement werken. Met een evenementenverzekering waarin expliciet het regelen van verkeer door verkeersregelaars is opgenomen kunt u dit risico beperken.

Meer weten?

U kunt meer informatie vinden op de website www.verkeersregelaarsexamen.nl

Het gebruik van dranghekken of kliko's moet u apart aanvragen. Of u hiervoor moet betalen ligt eraan of uw evenement commercieel is of niet. Maak uw keuze uit één van de twee aanvraagformulieren.

De gemeente kan het terrein voor u schoonmaken na afloop. U betaalt dan de schoonmaakkosten.

De Wet natuurbescherming beschermt die plant- en diersoorten die vrij in het wild leven. In de Wet natuurbescherming is een zorgplicht opgenomen. Deze zorgplicht houdt in dat nadelige gevolgen voor flora en fauna zoveel mogelijk moeten worden voorkomen. De zorgplicht geldt voor iedereen en voor alle planten en dieren, beschermd of niet. Activiteiten die u onderneemt mogen niet schadelijk zijn voor de (beschermde) soorten.

Bij het voorbereiden van uw buitenevenement moet u daarom een onderzoek (laten) uitvoeren naar beschermde soorten. Zo kunt u tijdig maatregelen nemen om schadelijke effecten te voorkomen.

Voor meer informatie over de bescherming van plant- en diersoorten bij buitenevenementen kijkt u op de website van het RVO, buitenevenementen.

Vaak moet u bij uw vergunningaanvraag een situatietekening voegen. Organiseert u een evenement op Het Rond of bij De Slinger? Dan kunt u hieronder de lijntekening downloaden. U kunt de tekening bij uw vergunningaanvraag gebruiken.

Lijntekening de Slinger (pdf, 101 KB)

In de gemeente Houten worden veel evenementen en activiteiten georganiseerd. De gemeente maakt ieder jaar een evenementenkalender. U kunt uw evenement daar ook op plaatsen. U moet dan voor 1 december van het jaar voor het evenement de aanvraag voor een vergunning indienen bij de gemeente.

Door de coronacrisis gaan veel evenementen niet door. Soms gaan ze in aangepaste vorm door. Informeer bij de organisator als u meer wilt weten over een evenement.

Evenementenkalender