Privacy verklaring

Privacy Missie

Voor het goed uitvoeren van haar wettelijke taken verwerkt de gemeente Houten persoonsgegevens van inwoners. De gemeente is zich bewust van de waarde van deze persoonsgegevens.

De gemeente Houten behandelt haar inwoners met respect, reden waarom zij zorgvuldig en transparant omgaat met persoonsgegevens. Zorgvuldig, omdat de gemeente ervoor zorgt dat er niet meer persoonsgegevens worden verzameld dan noodzakelijk, dat ze correct en actueel zijn en goed worden beschermd, niet langer worden bewaard dan nodig, en alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn ingewonnen. Transparant, omdat de gemeente haar inwoners informeert (b.v. in de privacyverklaring op de website) over welke persoonsgegevens voor welke doelen gebruikt worden.

Transparant en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens draagt bij aan het vertrouwen dat inwoners hebben in de gemeente Houten, en helpt de gemeente bij het neerzetten van een goede dienstverlening.

De gemeente Houten verwerkt persoonsgegevens over u doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens aan ons verstrekt via bijvoorbeeld een formulier op deze website, of telefonisch. Het gaat daarbij o.a. om persoonsgegevens zoals:

  • Naam en adres
  • Geboortedatum
  • Telefoonnummer
  • Emailadres

De gemeente heeft persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig voor:

  • Het uitvoeren van onze publiekrechtelijke taken, zoals het beoordelen van uw aanvraag voor een gehandicaptenparkeerkaart, een vergunning, een rijbewijs of paspoort;
  • Voor het verzenden van een nieuwsbrief;
  • Om u een brief te sturen of u te kunnen bellen als dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
  • Om u te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
  • Om iets bij u af te leveren, zoals bijvoorbeeld een kliko.

In sommige gevallen gaat het om zogenaamde ‘bijzondere’ en/of ‘gevoelige persoonsgegevens’ van u, zoals medische gegevens. Wij verwerken deze gegevens alleen als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat, zoals voor de uitvoering van de Jeugdwet of de Wet Maatschappelijke Ondersteuning.

De gemeente Houten heeft de werkzaamheden waarbij persoonsgegevens worden gebruikt voor u in kaart gebracht in dit overzicht. Met behulp van dit overzicht kunt u zien welke persoonsgegevens de gemeente gebruikt, voor welke doeleinden, en op basis van welke wettelijke grondslag.

Verzamelen en gebruik van gegevens

Meldt u zich aan in het kader van een onderzoek? Dan stellen wij u een aantal vragen over u zelf zoals uw leeftijd of in welke wijk u woont. Deze gegevens gebruiken wij om te kijken of bepaalde groepen inwoners van elkaar verschillen. Bijvoorbeeld of ouderen anders antwoorden dan jongeren. Uw e-mailadres hebben wij nodig om u uit te kunnen nodigen voor elk onderzoek. In de onderzoeksrapporten zijn de antwoorden nooit te herleiden tot individuele leden van het Burgerpanel.

Verwerkingsdoelen/ rechtmatige grondslag

De gemeente Houten verwerkt persoonsgegevens wanneer wij hier een wettelijke grondslag voor hebben. De wettelijke grondslagen zijn: toestemming, een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een vitaal belang, of een publiekrechtelijke taak.

Bewaartermijn

De gemeente Houten zal de verzamelde persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is, of wettelijk geregeld is, om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld. 

Delen met derden

De gemeente Houten verstrekt uw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met organisaties die uw gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. De gemeente Houten blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Beveiliging

De gemeente Houten neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn, conform de geldende gemeentelijke beveiligingsnormen zoals vastgelegd in de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid), opgenomen in ons informatiebeveiligingsbeleid.

Inzage in uw gegevens

Wilt u inzage in uw gegevens, of gebruikmaken van een van de andere privacyrechten die u hierboven ziet? Via onderstaande link kunt u deze aanvraag starten.

Het formulier is ook beschikbaar als Word-bestand (docx, 24 KB).

Inloggen met DigiD Uitoefening rechten persoonsgegevens

Rechten van betrokkenen

U heeft de volgende privacyrechten:

  1. Recht op inzage: het recht om de persoonsgegevens die de gemeente Houten van u verwerkt in te zien;
  2. Recht op rectificatie: het recht om de persoonsgegevens die de gemeente Houten van u verwerkt te laten aanpassen of aanvullen;
  3. Recht op gegevenswissing: het recht om in een aantal gevallen uw gegevens te laten verwijderen;
  4. Recht op bezwaar: het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
  5. Recht op Overdraagbaarheid: het recht om uw persoonsgegevens in een aantal gevallen over te dragen;
  6. Recht bij geautomatiseerde besluitvorming en profilering: het recht op een menselijke blik bij besluiten die over u gaan;
  7. Recht op beperking van de verwerking: het recht om de gemeente Houten te vragen het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken.

Toelichting op de rechten van betrokkenen

Veel van  de persoonsgegevens die de gemeente gebruikt voor haar publiekrechtelijke- en wettelijke taken komen uit de Basisregistratie Personen (BRP). Dit is een landelijke databank met gegevens van inwoners van Nederland. De gemeente houdt de BRP bij voor haar inwoners. Bijvoorbeeld, als u verhuist, trouwt of een kind krijgt legt de gemeente dit vast. Welke persoonsgegevens de gemeente van u heeft kunt u inzien op de website www.mijnoverheid.nl. Als u naar Inloggen MijnOverheid gaat kunt u met uw DigID inloggen en onder Persoonlijke Gegevens zien welke persoonsgegevens de gemeente van u kent.

U kunt ook zien met welke organisaties de gemeente gegevens uit de BRP deelt. Dit is te zien op de website www.wiekrijgtmijngegevens.nl. Alleen organisaties met een publieke of maatschappelijke taak kunnen gegevens uit de BRP krijgen, en ze krijgen alleen wat ze nodig hebben.

Het recht op rectificatie geldt voor de situatie wanneer u van mening bent dat uw gegevens niet juist zijn of onvolledig zijn. In dat geval kunt u een verzoek tot rectificatie indienen. Wijzigingen of mutaties in de basisregistratie personen (BRP) moeten worden gedaan via het gemeentelijk Digitaal Loket.

In sommige gevallen kunt u uw gegevens laten wissen. U kunt hiertoe een verzoek indienen wanneer:

  • Uw persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor de gegevens verzameld zijn en er geen andere reden is om deze persoonsgegevens te bewaren;
  • Het doel voor het verwerken van persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming en u de toestemming intrekt;
  • U bezwaar heeft tegen de verwerking en de gemeente geen zwaarwegende gronden heeft om uw gegevens te verwerken;
  • De persoonsgegevens onwettig zijn verwerkt;

In onderstaande gevallen kan een gemeente recht op gegevenswissing weigeren:

  • Bij de uitoefening van het recht vrijheid van meningsuiting, b.v. foto’s bij nieuwsberichten;
  • Bij de uitoefening van wettelijke taken;
  • Voor een juridische procedure.

In sommige gevallen mag een gemeente gegevens langer bewaren dan noodzakelijk is, bijvoorbeeld nadat een vergunning is verstrekt. Hierdoor kan niet aan het verzoek om gegevenswissing worden voldaan. Gemeenten kunnen gegevens langer bewaren:

  1. Bij de uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en van informatie;
  2. Bij de nakoming van een wettelijke verplichting;
  3. Bij de uitvoering van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is verleend;
  4. Om redenen van algemeen belang op het vlak van volksgezondheid;
  5. Vanwege bewaartermijnen met het oog op de Archiefwet;
  6. Vanwege wetenschappelijk of historisch onderzoek;
  7. Ter wille van onderzoek voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

U kunt op elk moment bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens bij de gemeente. Wij streven ernaar om u op de hoogte te stellen van dit recht bij elke gelegenheid waar wij u vragen om persoonsgegevens, bijvoorbeeld bij het invullen van een e-formulier op de website van de gemeente Houten.

In een beperkt aantal gevallen kunt u de gemeente vragen om uw gegevens op een gestructureerde en leesbare wijze te ontvangen zodat andere gemeenten de gegevens kunnen opnemen.

Het recht op overdraagbaarheid geldt alleen voor niet-wettelijke taken van gemeenten en waarbij de volgende voorwaarden van toepassing zijn:

  1. Het moet gaan om automatisch verwerkte gegevens (dus geen papieren bestanden);
  2. Er moet sprake zijn van een contract, bijvoorbeeld een juridisch contract;
  3. U moet instemmen met de overdracht.

U heeft het recht om niet onderworpen te willen worden aan besluitvorming die uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, waaruit rechtsgevolgen voortkomen of die u op een andere manier aanmerkelijk raakt. Bijvoorbeeld een aanvraag voor een gehandicapten parkeerkaart waarbij de aanvraag volledig automatisch wordt verwerkt (en wel of niet wordt toegekend) zonder uw invloed of die van een ambtenaar. Bij profilering kan gedacht worden aan het opstellen van een profiel aan de hand waarvan gemeenten bepalen of iemand op basis van die gegevens voldoet en mogelijk recht heeft op voorzieningen etc.

Dit recht geldt niet als het besluit:

  1. Noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst;
  2. Is toegestaan bij een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling;
  3. Berust op uw toestemming.

U heeft het recht om de bewerking van uw gegevens te beperken als:

  1. De accuraatheid van uw gegevens in het geding is (voor de periode die nodig is om de accuraatheid te verifiëren);
  2. De verwerking onrechtmatig is en u vraagt om beperking van de bewerking in plaats van het recht op gegevenswissing;
  3. De gemeente uw persoonsgegevens niet langer nodig heeft voor het oorspronkelijke doel, maar de data nog nodig zijn op basis van andere rechtmatige gronden;
  4. Verificatie in verband met een verzoek om gegevenswissing in behandeling is.

Procedure voor afhandeling

Voordat wij uw aanvraag in behandeling kunnen nemen moeten wij uw identiteit vaststellen.

Als de gemeente Houten uw identiteit niet kan vaststellen aan de hand van de door uw geleverde informatie, of als wij twijfelen aan uw identiteit, kunnen wij uw aanvraag niet in behandeling nemen. Wij kunnen u in een dergelijk geval vragen naar het gemeentehuis te komen met een geldig identiteitsbewijs (paspoort of ID-kaart. In andere gevallen nemen wij uw aanvraag in behandeling zodra de aanvraag bij ons is geregistreerd. U krijgt hiervan een bevestiging.

Indien u na tien werkdagen geen bevestiging hebt gehad neem dan zo spoedig mogelijk contact met ons op via de contactgegevens op de website van de gemeente.

Zodra wij uw verzoek hebben uitgevoerd, of indien wij vragen hebben over uw verzoek, nemen wij contact met u op.

Voordat wij uw gegevens kunnen overleggen moet u zich legitimeren met een geldig identiteitsbewijs (paspoort of ID-kaart). Wij nemen hiervoor contact met u op om een afspraak te maken op het gemeentehuis.

Contactgegevens

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring of over hoe wij omgaan met persoonsgegevens, neem dan contact op via privacy@houten.nl.

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mochten wij er desondanks samen niet uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Privacy is a human right that protects your personal life. The right to privacy is diverse. It allows you to express yourself freely, in whatever form, without fear of being watched. It also protects the integrity of your body and your home.

Personal data are all the data that can be linked to you as a person, in one way or other, directly, or indirectly. For example, your name, address, email address and phone number a personal data, because these data say something about you (your name), where you live (address), and how you can be reached. 

The City of Houten (‘Gemeente Houten’) processes your personal data when you make use of our services. For example, we use your personal data:

  1. To provide services, such as requesting a driving license or a passport, to evaluate the demand for a parking space for a disabled person, to print a ballot, to congratulate people on their golden wedding anniversary, or to help you find living accommodation;
  2. When you request a building permit or when you want to raise an objection to a zoning plan;
  3. When you participate in a poll, or when we want to send you a newsletter;
  4. To recruit volunteers for the fire department, and to reach out to vulnerable or fragile citizens to allow them to participate in social life.

The majority of the personal data that the City of Houten uses to deliver its services is stored in the Basisregistratie Personen (BRP), or the population register. For example, when you get married, when you move house or have a child, the City of Houten registers this event in the BRP. On the website www.mijnoverheid.nl, you can see your own personal data that the government stores in the BRP.

With whom do we share your personal data

On the website www.wiekrijgtmijngegevens.nl you can see which public and social organizations receive your personal data.

In addition, the City of Houten has partnerships with several public and social organizations that carry out tasks on its behalf:

  • The Sociaal Team provides support in the field of mental and physical healthcare, social services such as transport or a parking place for disabled people, house facilities (for example a stair lift), and domestic help.
  • The organization Van Houten en Co is subsidized by the City of Houten and is active in the field of youth work and care for the elderly. They also provide social support to refugees and help them with taking the first steps towards integration.
  • The WIL (Werk en Inkomen Lekstroom) provides social security payments on behalf of the City of Houten, and supports citizens who are out of work or need help with their financial situation.
  • The BGHU (Belastingsamenwerking Gemeenten Utrechtse Heuvelrug) assesses the value of your property and collects local taxes on behalf of the City of Houten.

Finally, some of your personal data is stored in applications of third party vendors. These vendors sign a processing agreement with us to make sure that they put in place a similar level of data protection as the City of Houten.  

Are we allowed to use your personal data?

When we use your personal data, it is often because we need the data to carry out a task that is laid down in a law. We also provide digital forms on our website that allow you to request a service that we provide. In such cases, we often need personal data, such as your name, address and a phone number where we can reach you. It also happens, but this is rare, that we ask you for permission to use your personal data for a specific purpose. When we do ask for permission, it is important to know that you can always take back your permission. In that case, we can no longer use your personal data for that specific purpose.  

Data security

All layers of government in the Netherlands apply the same baseline security measures, also called the Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). This baseline enforces security measures such as cybersecurity awareness, access control by two-factor authentication, measures with regard to backup and data integrity, as well as encryption of your personal data. For example, our house rules say that sensitive personal data must always be sent by means of secure mail, which offers end-to-end encryption.

How long do we keep your personal data 

The City of Houten stores your personal data as long as it is needed to carry out a specific task. In many cases, there is a law (the so-called Archiefwet) that says how long your personal data may be stored.

Access to your personal data and other rights

Every time that we ask for your personal data, we try to explain the reason why we need your personal data and with whom we share the data. In doing so, we aim to be as transparent as possible. If you find that we fail to do so, we would be grateful if you could let us know by writing to privacy@houten.nl.

As indicated earlier, on the website www.wiekrijgtmijngegevens.nl you can see which public and social organizations receive your personal data.

You can, however, also ask the City of Houten to provide insight in the personal data that we use. This means that we give you a report containing the categories of personal data we hold on file, for what purpose, and with whom your personal data are shared. With this report, you can check whether your personal data are correct, request a modification, object to the processing, request removal of your personal data, or ask any other question. Note, however, that we may not be able to grant every request since in many cases, we are obliged by law to process certain personal data.

To make a request regarding your personal data, or for any other question, please write to privacy@houten.nl, and we will contact you within the shortest possible delay.

If we do not find an agreement

In the event that we do not find a solution together (which to date has never happened) you can file a complaint with the data protection authority at https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.