Evenement organiseren
Evenement organiseren?
Wilt u een activiteit organiseren? Dan vraagt u daarvoor een evenementenvergunning aan. Bij kleinschalige activiteiten (bijvoorbeeld een straatfeest), is het doen van een melding vaak voldoende. De activiteit moet dan wel voldoen aan enkele voorwaarden:
- Minimaal 10 werkdagen voor de activiteit doet u de melding
- Bij de melding moet u een situatietekening toevoegen (wat komt waar)
- Het doen van een melding is gratis
- De activiteiten worden niet gehouden bij winkelcentrum Het Rond, Castellum, Plein (Oude Dorp), Rietplas of de directe omgeving van deze locaties. En Speelbos Nieuw Wulven.
Deze en alle andere voorwaarden loopt u door bij het invullen van het meldingsformulier. Mocht u toch een evenementenvergunning nodig hebben, dan wordt dit direct aangegeven in het meldingsformulier.
Een groter evenement organiseren, zoals een muziekfeest of een meerdaags evenement met veel bezoekers? Vraag dan een evenementenvergunning aan. Meer hierover leest u terug onder het kopje Evenementenvergunning aanvragen.
- Een feest aan huis organiseren? Het is niet nodig om hier een melding van te doen of een vergunning aan te vragen. Bij het maken van geluid moet u zich altijd houden aan de landelijke richtlijnen. Na 22.00 uur geen harde muziek meer draaien of hard geluid maken is het uitgangspunt. Wij adviseren om de buurt op tijd te informeren over uw feest.
- Bedrijven die in ‘eigen huis’ een feest willen organiseren zijn gehouden aan de geluidsgrenswaarden die vallen onder de werking van het Besluit Activiteit Leefomgeving (BAL, voorheen Activiteitenbesluit milieubeheer). Als er meer geluid wordt geproduceerd dan eigenlijk is toegestaan, dan moet een ontheffing worden aangevraagd via onze website: Ontheffing licht, geluid en/of sluitingstijden | Gemeente Houten. Ook moet een Melding voor Brandveilig gebruik worden gedaan via het Omgevingsloket(Verwijst naar een externe website) (tip: zoek op ‘brandveilig’). De VRU beoordeelt de melding en zal rechtstreeks een terugkoppeling geven. Meer informatie: Evenementenveiligheid(Verwijst naar een externe website).
Een evenement organiseren, zoals bijvoorbeeld een muziekfeest of een meerdaags evenement met veel bezoekers? Om een evenement te mogen organiseren is vaak een evenementenvergunning nodig. Uw aanvraag moet minimaal 12 tot 16 weken voor het evenement zijn ingediend.
Hieronder staat welke informatie er aangeleverd moet worden en wanneer de aanvraag uiterlijk bij ons binnen moet zijn. Voor ieder evenement wordt een risico-inschatting gemaakt die betrekking heeft op openbare orde en veiligheid, geluidsoverlast en eventuele gevolgen voor het verkeer. Wij onderscheiden laag, gemiddeld en hoog risico-evenementen.
Voor alle type evenementen is het goed om rekening te houden dat kan worden gevraagd om meer informatie aan te leveren of om de plannen aan te passen. Vaak hebben deze verzoeken betrekking op de algemene aandachtspunten die verderop staan beschreven.
Laag risico-evenement
Een beperkte impact op de directe woonomgeving en het verkeer. Voorbeelden zijn rommel- en snuffelmarkten, braderieën, kleine straatconcerten of dansoptredens.
Uw aanvraag moet minimaal 8-10 weken vóór het evenement bij ons binnen zijn.
Naast uw aanvraag levert u ook aan:
- Een zo volledig mogelijke plattegrond (schaal 1:1000 met noordpijl) van het evenemententerrein. Denk o.a. aan de plek van de bars, podium (met speakers en richting van het geluid), nooduitgangen, brandblussers, watertappunten, sanitair, EHBO, enzovoorts.
- Veiligheidsplan, bevat minimaal de volgende informatie:
- Informatie (taak-rolverdeling) en contactgegevens van de organisatie, inclusief EHBO en beveiliging;
- Aantal bezoekers gedurende het evenement en tijden de te verwachtte piek;
- Alcoholgebruik.
In de folder veiligheid bij kleine evenementen van de VRU staat informatie die gebruikt kan worden bij het voorbereiden en organiseren van dit type evenement.
Gemiddeld tot hoog risico evenement
Van gemiddelde tot grote impact op de omgeving of gevolgen voor het verkeer tot een regionale gevolgen. Voorbeelden zijn muziekfeesten, dorpsfeesten, optochten, mudruns, festivals, meerdaagse evenementen. Uw aanvraag moet minimaal 12-16 weken vóór het evenement bij ons binnen zijn. Naast uw aanvraag levert u ook aan:
- Een zo volledig mogelijke plattegrond (schaal 1:1000 met noordpijl) van het evenemententerrein. Denk onder andere aan de plek van de bars, podium (met speakers en richting van het geluid), nooduitgangen, brandblussers, watertappunten, sanitair, EHBO, enzovoorts.
- Veiligheids- en calamiteiten plan, bevat minimaal de volgende informatie:
- Informatie (taak-rolverdeling) en contactgegevens van de organisatie, inclusief EHBO (zorgplan) en beveiliging;
- Draaiboek, programma en/of line-up;
- Mobiliteitsplan met bebordingsplan (als er gevolgen zijn voor het wegennet);
- Aantal bezoekers gedurende het evenement en tijden de te verwachtte piek;
- Alcoholgebruik.
Kliko's en dranghekken
Bij evenementen kan er veel afval ontstaan. Het is mogelijk om kliko’s te huren van de gemeente Houten. Wilt u uw evenemententerrein afschermen? Dan kunt u ook dranghekken huren van de gemeente Houten. De kliko's en dranghekken worden op de door u aangeven datum en gewenste plek bezorgd. Het tijdstip kan niet worden afgesproken. De kosten staan aangegeven in het formulier.
Dranghekken en kliko’s vraagt u aan via het aanvraagformulier:
Gebruik plastic wegwerpbekers en -bakjes
Vanaf 1 juli 2023 gelden nieuwe regels voor het gebruik van wegwerpbekers en -bakjes bij evenementen. U mag bezoekers van uw evenement geen gratis wegwerpbekers en –bakjes waar plastic in zit meegeven. Het gebruik van glas- en blikwerk bij een evenement blijft nog altijd verboden. Op de website van het Ondernemersplein(Verwijst naar een externe website) leest u wat deze nieuwe regelgeving voor uw evenement betekent en welke alternatieven u kunt inzetten.
Hygiëne
Op de hygiënerichtlijn voor evenementen(Verwijst naar een externe website) vindt u instructies, voorbeelden van schoonmaakschema’s en een normenlijst. Voor het maken van een checklist of rapport kunt u gebruik maken van de normenlijst.
Beveiliging en toezicht
Beveiliging op een evenement kan worden ingezet voor verschillende doeleinden. Denk bijvoorbeeld aan sfeerbeheer, ticketcontrole, bewaking en zelfs ingrijpen. Bij evenementen met een verhoogde aandacht voor risico’s is het raadzaam om gecertificeerde beveiligers in te zetten. De richtlijn voor het aantal beveiligers is 1 beveiliger op 250 bezoekers. Het type publiek en de locatie kunnen mede bepalend zijn voor het inzetten van meer of minder beveiligers.
Alcohol en drugs
Het Trimbos-instituut heeft voor gemeenten een leidraad voor het gebruik van alcohol, drugs en tabak op evenementen(Verwijst naar een externe website) opgesteld. In deze folder kunt u lezen waar u op moet letten. Ook staan er tips in voor maatregelen die u kunt nemen om overmatig gebruik op uw evenement zoveel mogelijk te voorkomen.
Evenementen in gebouwen
Past het evenement binnen het normale gebruik van het gebouw? Dan is er waarschijnlijk geen advies van de brandweer nodig. Past het evenement niet binnen het normale gebruik van het gebouw? Dan moet u een tijdelijke gebruiksmelding doen via het Omgevingsloket online(Verwijst naar een externe website).
Evenemententerrein
Het is belangrijk om op de tekening van het evenemententerrein duidelijk aan te geven waar de grens is. Het terrein kan tijdens het evenement worden afgesloten (bijvoorbeeld door hekken), maar kan ook vrij toegankelijk zijn. Geef duidelijk aan waar de grens van het evenemententerrein is, zodat daar later geen misverstanden over ontstaan. Bijvoorbeeld als er zich een incident voordoet op of juist buiten het evenemententerrein.
Omgevingsvergunning
Een evenement kan in strijd zijn met het bestemmingsplan dat van toepassing is op de locatie. Dan is naast een evenementenvergunning ook een tijdelijke ontheffing van het bestemmingsplan nodig (omgevingsvergunning). Zonder omgevingsvergunning kan er geen evenementenvergunning worden verleend. De behandeltermijn van een omgevingsvergunning is minstens 8 weken en een aanvraag kunt u indienen via www.omgevingsloket.nl(Verwijst naar een externe website). Wilt u weten of u een omgevingsvergunning nodig heeft? Mail uw vraag naar omgevingsloket@houten.nl(Verwijst naar een e-mailadres).
Extreme weersomstandigheden
Het is belangrijk om na te denken over maatregelen bij extreem weer. Extreem weer kan aanleiding zijn om uw evenement niet door te laten gaan en wat doet u dan?
Bij extreme hitte vragen evenementen die in de natuur plaatsvinden extra aandacht. Controleer op de website van natuurbrandrisico(Verwijst naar een externe website) of uw evenement in een natuurbrandrisicogebied ligt en waar u rekening mee moet houden.
Wet natuurbescherming
Bij buitenevenementen mogen aanwezige beschermde dieren en planten geen schade ondervinden. Zijn er beschermde dier- en plantensoorten in het gebied waar u een buitenevenement wilt organiseren? Dan krijgt u te maken met de Wet natuurbescherming en kan het zelfs voorkomen dat het evenement niet wordt toegestaan op de gewenste locatie. Informeer bij de Provincie Utrecht(Verwijst naar een externe website) of de beoogde locatie geschikt is voor uw evenement.
Dieren bij evenementen
De gemeente Houten vindt het geen goed idee om dieren te gebruiken voor plezier tijdens evenementen. We willen dat inwoners en organisaties goed nadenken of ze evenementen met dieren willen organiseren. Rekening houdend met het welzijn van de dieren. Als er toch een evenement met dieren komt, willen we graag weten welke dieren er zijn en hoe u er voor zorgt dat de dieren goed behandeld worden.
Verkeersregelaars
Voor sommige evenementen is het verplicht verkeersregelaars in te schakelen. De organisator van het evenement is aansprakelijk voor de verkeersregelaars die tijdens het evenement werken. De organisator van een evenement moet bij de aanvraag van een evenementenvergunning een postenplan inleveren. De verkeersregelaars moeten in bezit zijn van een E-instructie (via SVNL(Verwijst naar een externe website)). Vlak voor het evenement levert u bij de gemeente een groslijst aan van de e-instructies of een kopie van het certificaat van de beroepsverkeersregelaars die ingezet worden. De gemeente geeft voor de inzet van de verkeersregelaars bij het evenement een aanstelling af. Meer informatie leest u op de website van Stichting Verkeersregelaars Nederland(Verwijst naar een externe website).
Onderstaande tarieven gelden voor 2025:
Soort activiteit | Tarief |
---|---|
Grote commerciële evenementen (categorie B en C) | € 647,55 |
Grote niet-commerciële evenementen (categorie B en C) | € 214,75 |
Kleine commerciële evenementen (Categorie A) | € 265,60 |
Kleine niet-commerciële evenementen (Categorie A) | € 83,50 |
Weigering, mutatie of intrekking van een aanvraag | € 35,25 |
Verklaring van geen bezwaar vrije ballon(en) | € 108,10 |
Ontheffing tijdelijk schenken zwak alcoholische dranken (art. 35 Alcoholwet) | € 144,25 |
Loterijvergunning | € 83,50 |
Ontheffing kamperen | € 83,45 |
Download formulieren
- Alcoholontheffing (Model C art. 35 Alcoholwet) (pdf, 79 KB)
- Kampeerontheffing (pdf, 102 KB)
- Loterijvergunning (pdf, 165 KB)
- Aanvraagformulier faciliteiten, niet-commercieel evenement (pdf, 18 KB)
- Aanvraagformulier faciliteiten, commercieel evenement/besloten feest (pdf, 18 KB)
- Meldingsformulier Brandveilig gebruik overige plaatsen(Verwijst naar een externe website)
Meer informatie
- Voorbeeld veiligheidsplan (pdf, 497 KB)
- Ontheffing van de geluidsgrenswaarden
- Hygiënerichtlijn voor evenementen(Verwijst naar een externe website)
- Verkeersregelaars(Verwijst naar een externe website)
- Leidraad alcohol- en drugsbeleid(Verwijst naar een externe website)
- Algemene Plaatselijke Verordening Houten(Verwijst naar een externe website)
- Beleidsnotitie grote evenementen(Verwijst naar een externe website)
- Aanwijzingsbesluit voor van de vergunningplicht vrijgestelde evenementen in de openbare ruimte(Verwijst naar een externe website)
- Beleidsregels evenementen recreatieterrein Laagraven(Verwijst naar een externe website)
Heeft u nog vragen?
Neem dan contact op met:
Team Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH).
Dit kan via de e-mail: apv@houten.nl(Verwijst naar een e-mailadres) of telefonisch via: (030) 639 2611(Verwijst naar een telefoonnummer).